Kaufmännische und technische Verwaltung
- Bei Übernahme Ihrer Immobilie, Besichtigung und Anfertigung einer Checkliste.
- Vorstellung bei den Mietern.
- Erstellung einer Liste mit Firmen-Notrufnummern und Aushang im Treppenhaus.
- Überwachung einheitlicher Namens-Beschilderung.
- Bonitätsprüfung von Mietinteressenten und Verhandlungen (Selbstauskunft + Schufa)
- Kündigungen und Abschluss sowie die Erstellung von Mietverträgen nach der aktuellen Rechtsprechung, auf Namen des Eigentümers, einschließlich Übernahme und Abnahme der Wohnungen mit Erstellung von Abnahmeprotokollen und Übernahmeprotokollen.
- Kautionsverwaltung und Kautionsabrechnung, Freigabe von Kautionskonten nach Rücksprache mit dem Eigentümer, Überwachung des Mieteinganges, Mahnwesen, Mietinkasso, sowie Geltendmachung aller außergerichtlichen Ansprüche, die aus dem Mietverhältnis dem Auftraggeber zustehen, einschließlich Mieterhöhungen, soweit diese rechtlich zulässig sind.
- Überprüfung und Anlage der angeforderten Bürgschaften (Neuvermietung)
(Anpassung ortsübliche Vergleichsmiete, Indexmieterhöhungen, Staffelmiete, Mieterhöhung wegen Modernisierung), erforderlichenfalls unter Beauftragung unserer Anwaltskanzlei - falls gewünscht nach Rücksprache mit dem Auftraggeber.
- Entgegennahme und Bearbeitung von Mängelanzeigen der Mieter.
- Organisation von Wohnungsmodernisierungen.
- Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für die Mieter, sowie Anpassungen durch Neuberechnung von Nebenkostenvorauszahlungen der Mieter.
- Gesamte Korrespondenz (persönlich, schriftlich und telefonisch) mit den Mietern.
- Veranlassung von Rechtsmaßnahmen gegenüber säumigen Zahlern und Delikten, die das Anwesen betreffen – falls gewünscht nach Rücksprache mit dem Auftraggeber
- Prüfung von Mietminderung auf gesetzliche Anspruchsgrundlage und ggf. Einleitung von Gegenmaßnahmen.
- Errichtung eines Treuhandkontos auf den Namen des Hauseigentümers.
- Aufstellung eines jährlichen Wirtschaftsplanes und Vorlage beim Eigentümer.
- Pünktliche Zahlungen von Bewirtschaftungskosten und Annuitäten für nach Anwesen nach vorheriger Prüfung.
- Schriftverkehr mit Behörden, soweit es die Verwaltung des Anwesens betrifft.
- Abwicklung von versicherten Schadensfällen mit Dritten und den Versicherungsgesellschaften.
- Prüfung von Versicherungs-, Versorgungs- und Wartungsverträgen, nach Rücksprache mit dem Auftraggeber, Kündigung, Vergabe und Abschluss von Versicherungs-/Versorgungs- und Wartungsverträgen für das Anwesen.
- Zeitliche Einhaltung und Beauftragung von Legionellenprüfung, Tüvprüfungen Aufzug und Tiefgarage.
- Buchhalterische Erfassung aller Zahlungsvorgänge, monatliche Abrechnungen (Einnahmen/Ausgaben) zum 20. des Folgemonats für den Auftraggeber.
- Vorbereitung und Beauftragung eines Wärmedienstleisters zur Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten, gemäß Heizkostenverordnung.
- Vorbereitung und Erstellung einer Jahresabrechnung, bis ca. Mitte des folgenden Jahres.
- Verzinsliche angemessene Zurücklegung aus dem monatlichen Mietertrag um langfristige Instandhaltung- und Modernisierungsmaßnahmen zu finanzieren.
- Überwachung und regelmäßige Anlagenbegehung, bezgl. des baulichen Zustandes ( bei Hinzuziehung sachkundiger Dritter vor und bei Baumaßnahmen, z.B. Bausachverständiger/Ingenieurbüro, nach Rücksprache mit dem Auftraggeber und auf dessen Rechnung.)
- Außergerichtliche Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen, falls erforderlich unter Hinzuziehung einer Anwaltskanzlei, nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.
- Einholung und Prüfung von Angeboten bei Reparatur und Sanierungsmaßnahmen, falls erforderlich in Zusammenarbeit mit einem Ingenieurbüro (auf Rechnung des Auftraggebers).
- Beauftragung, Überwachung und Koordination von notwendigen Reparaturarbeiten unter der Auswahl von qualifizierter Fachfirmen – selbständige Auftragsvergabe nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.
- Außer in Notfällen, bedürfen Reparaturen über ......Euro der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.
- Vorausplanung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnehmen, nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.
- Überwachung auf Einhaltung und Erstellung von Hausordnungen und Reinigungsplänen, gemäß LV.
- Einstellung und Entlassung, Überwachung und Anweisung von Hilfskräften (Hausmeistern, gewerblichen Hausmeisterdiensten, Hausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst u. A.).
- Bestellung von Gebrauchsgegenständen und Geräten, die für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und die Ausstattung des Hausmeisters, Reinigungspersonal und dlg. erforderlich ist.
- Falls erforderlich Führung von Lohnkonten (auf Rechnung des Auftraggebers).
Besondere Verwaltungsaufgaben
- Aufarbeitung von ungeklärten Vorgängen.
- Überprüfung und Anlage der angeforderten Bürgschaften bei bereits bestehenden Mietverhältnissen
- Wirtschaftlichkeitrechnung, Vermieterservice, Inseratsgebühren, Ausführungen besonderer behördlicher Auflagen.
- Betreuung und Überwachung von Umbauten, Ausbauten und Modernisierungen und größeren Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, unter Hinzuziehung von Architekten, Ingenieuren, Bausachverständigen u.A.
Auf Wunsch werden gerne auch weitere individuell zu vereinbarende Zusatzleistungen übernommen.
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